המכללה יצרה מערך דיגיטלי לטובת הסטודנטים והסטודנטיות שבמילואים
מלחמת "חרבות ברזל" פגשה חלק גדול מחיילי וחיילות מערך המילואים בעיצומם של הלימודים האקדמיים.
מאז שפרצה, רבים ורבות מהם נקראו למילואים בפעם השנייה, השלישית ואפילו הרביעית והם ממשיכים להתייצב ולתת את כל מה שיש להם לטובת ביטחון מדינת ישראל.
המועצה להשכלה גבוהה, קצין המילואים הראשי ומוסדות ההשכלה הגבוהה התבקשו להתאים עבור אותם חיילים וחיילות את המערכות השונות, כדי לעזור להם לשמור על רצף לימודי לצד שירות המדינה. במכללה הצליחו לבצע את ההתאמות בזמן המהיר ביותר.
המערכת מחברת בין המידע הצ"הלי על הסטודנטים, למערכת הלימודים ולדרישות מכל סטודנט וסטודנטית. הפיתוח מאפשר לסטודנטים לקבל תמונה מלאה ומדויקת של ימי המילואים שביצעו, הזכויות וההקלות המגיעות להם, ולבחור בכלים שיסייעו להם לחזור לשגרת הלימודים.
המערכת החדשה, שפותחה על רקע השנה המאתגרת שחווה מערך המילואים, מציבה מודל בתחום השירותים לסטודנטים ולסטודנטיות המשרתים במילואים ומהווה מודל עבור מוסדות נוספים.
התאמת מתווה ההטבות
"בשנה האחרונה, בעקבות המלחמה, המל"ג וקצין המילואים הראשי גיבשו מתווה הטבות והתאמות לסטודנטים וסטודנטיות שמשרתים במילואים", אומר צור אהרון, סמנכ"ל מערכות מידע של המכללה. "המתווה מחשב פרקי זמן של ימי מילואים, לפי מדרגי כמות ימי המילואים, ונותן התאמות למידה לסטודנטים, שנותנות ביטוי למחויבויות הלימודיות מול הקשיים והאתגרים בלימודים בעקבות השירות. זה תהליך שנבנה עבור כל מוסדות ההשכלה הגבוהה ובכך, בעצם, נוצרה תשתית למתווה מחייב בסיסי, שכל מוסד יכול היה להרחיב על פי רצונו".
אהרון מגיע מהשירות הביטחוני והציבורי ומכיר היטב מערכות אינטגרטיביות. הוא שירת מעל 7 שנים כמנהל מערכות המידע של משרד התחבורה ולפני כן שירת במערכת הביטחון וגיבש תפיסת עולם להפיכת תהליכים עסקיים עם ריבוי מקורות, לתהליך דיגיטלי אחיד. כך עשה, בין השאר, כשותף וכאחראי, את תהליך הדיגיטציה לתהליכים כמו העברת בעלות רכב בין קונה למוכר והנפקת תו נכה במשרד התחבורה, מה שנעשה עד אותה עת באופן פיזי בלבד. "אני מאמין בלקיחת תהליכי שירות, ניתוח שלהם ובנייה שלהם מחדש בצורה נכונה ויעילה, באופן המספק חווית שירות מקסימלית למשתמש", הוא מסביר.
דרישות רגילות בשנה לא רגילה
אם בשנה רגילה, כ-300 סטודנטים של המכללה יוצאים לשירות מילואים, בשנה האחרונה כ-3,000 סטודנטיות וסטודנטים יצאו למילואים לפרקי זמן משמעותיים. אלה מהווים כשליש מהסטודנטים במכללה ומהווים מסה משמעותית הזקוקה למידע והתאמה בין גורמים רבים כמו צה"ל, המוסד עצמו, הפקולטות, המרצים והסטודנטים עצמם. אם בעבר, מתאמת מילואים אחת עשתה את כל ההתאמות, מול דיווח אישי של כל סטודנט, הפעם היה דרוש יותר מכך.
"בנינו במכללה מתווה של מידע זמין של כל ימי המילואים שעשה כל סטודנט. הבסיס להבנה של הזכויות וההקלות המיידיות, היה מידע של כמה ימי מילואים עשו כל סטודנט או סטודנטית שגויסו למילואים", מספר אהרון ומרחיב: "עשינו התאמה משפטית מוסדרת מול קצין מילואים ראשי ובאישור ועדת החינוך של הכנסת, של התקנות שמאשרות למוסד אקדמי לבקש מהצבא את כמות ימי המילואים שעשה כל סטודנט. מרגע שזה הוסדר משפטית, אנחנו במכללה, מעבירים קובץ ובו פרטי הסטודנטים לצבא, שמצידו מחזיר לנו את הקובץ עם פירוט מדויק של מספר ימי המילואים שעשו כל אחד ואחת". בכך, בעצם, הוסדר הדיווח באופן אוטומטי.
מכאן החלו ההתאמות לאפליקציה האישית הנמצאת במכשיר הסלולר של כל סטודנט וסטודנטית במכללה. התאמות אלה נעשו בשיתוף פעולה מלא עם הדיקאנט ועם סמנכ"לית השירות לסטודנט של המכללה. שיתוף פעולה זה, מסביר אהרון, הבטיח התאמה מלאה של הדרישות והצרכים לכל סטודנט וסטודנטית.
איך זה קורה בפועל?
הקובץ המגיע מצה"ל עם מספר ימי המילואים מתעדכן כל העת ומפעיל תהליך אוטומטי באזור האישי של הסטודנט באפליקציית המכללה. כל סטודנט או סטודנטית יכולים להיכנס ולראות, בכל רגע נתון, כמה ימי מילואים עשו, כולל עדכון של הזכויות, ההטבות וההקלות המגיעות לו או לה בהתאם; כמה שיעורי עזר יכולים לקבל, גמישות בלוח הזמנים, תוספות זמן למבחנים, המרת מבחנים בעבודות והתאמות למידה נוספות. הם יכולים לבחור איזו הקלה ירצו לקבל והתהליך שבחרו יעבור אוטומטית לידיעת מדור בחינות ולמרצים.
"המהלך נועד לעזור לסטודנטים להתמודד עם הפער שנוצר בלימודים כתוצאה מהמילואים. זו מערכת חיה ונושמת, שמתעדכנת ומותאמת אוטומטית כל העת, בהתאם לדרישות", מסביר אהרון.
המערכת המדוברת פועלת כבר כ-5 חודשים, מה שאומר שהתהליכים בין האישור המשפטי והרגולטורי והיישום בשטח היו מהירים מאוד. "עד עתה, אנחנו המוסד האקדמי היחיד שהטמיע את מתווה המילואים במערכת התפעולית הדיגיטלית שלו. לקח לנו זמן לחבר את כולם לתהליך אבל ברגע שזה קרה, פעלנו יחד והעברנו את המערכת לתהליך פעיל במהירות", מציין אהרון בסיפוק. "הסטודנטים אצלנו עומדים במרכז, ולכן המטרה שלנו היא שכל סטודנט יוכל לקבל בפוש את כל מה שמגיע לו ורק לבחור".
בקרוב יתקיים כנס של קצין מילואים ראשי עם רכזי המילואים במוסדות האקדמיים השונים ושם עומדים להציג את הפרויקט של המכללה. "אנחנו נשמח לעזור למוסדות שירצו להטמיע מודל דומה של המערכת אצלם ולחלוק מהידע שצברנו בתהליך הקמתה", אומר אהרון, "העובדה שהיינו פרואקטיביים מול המערכות המורכבות הוכיחה שאם רוצים להקל על הסטודנטים, אפשר להתגבר על מכשולים ולבצע תהליכים ביעילות".
