כל היתרונות בהטמעת מערכות BI בארגון שלכם
בעולם העסקים חיוני לקבל החלטות על בסיס נתונים. כיום, כאשר כמויות המידע מהן ניתן להפיק נתונים גדלות בקצב מסחרר, הולך וגובר הצורך בכלים שיכולים להתמודד עם כמות זו של נתונים, ולהפיק מהם מידע רלוונטי.
מערכות בינה עסקית משמשות ארגונים מכל הסוגים, במטרה לסייע באיסוף המידע וניתוחו עבור מגוון רחב של מטרות. מה זה BI? כיצד מערכות אלו "עושות סדר" ותורמות לארגונים בפועל והאם כדאי לשלב אותן בהדרגה בפעילות הארגון או שעדיף דווקא בשיטת "זבנג וגמרנו"?
ד"ר איתמר שבתאי, ראש תוכנית תואר ראשון בניהול מערכות מידע (דו-חוגי) ומרצה בבית הספר לכלכלה, מציין כי הנתונים הרבים שנצברים במערכות מידע שונות, באתרים שונים, בחשבונות הארגונים ברשתות החברתיות - מחייבים שימוש במערכות ייעודיות. "מערכות בינה עסקית
(BI- business intelligence) מסייעות לארגונים להפיק מנתונים אלו את המירב. אלו כלים, אפליקציות ותוכנות שמפעילים כל מיני שיטות וכלים סטטיסטיים על מנת לעבד את הנתונים שהצטברו".
באמצעות מערכות BI ניתן לאסוף את הנתונים, לנקות אותם, לטייב אותם ולעבד אותם. "בנוסף, המערכות מאפשרות להציג את הנתונים שהתקבלו בצורה כזו שמאפשרת למקבלי ההחלטות בארגון למקסם את תהליך קבלת ההחלטות", אומר ד"ר שבתאי.
כש-BI ו-AI משתלבים
איך זה עובד בפועל? ד"ר שבתאי מדגים כיצד עושים שימוש במערכות BI בענף קמעונאות המזון. "מערכות BI מאפשרות לרשת סופרמרקטים, למשל, לקבל נתונים עם כמות המלאי, על קצב המכירות של מוצרים, להבין כיצד המיקום על המדף משפיע על קצב המכירות, לקבל נתונים על הלקוחות - מתי הם מעדיפים לקנות, מה הם אוהבים לקנות, מה הם קונים ליד הקופה, אילו פרסומים מניעים למכירות גבוהות יותר ועוד. אלו כמויות אדירות של מידע. על סמך זה, המערכת יכולה לסייע בתהליכי קבלת החלטות כמו: מתי לחדש מלאי של מוצר ספציפי, איפה למקם מוצרים שונים, כיצד כדאי לנהל נכון את תהליך השיווק (כמו מה לפרסם ומתי) ועוד".
לדברי ד"ר שבתאי כיום משולבים במערכות BI שונות גם כלים מתחום ה-AI כמו אלגוריתמים של Machine Learning שמקדמים את התחום צעד נוסף קדימה. "הכלים האלו הם כלים תומכי החלטה. הם מאפשרים לעשות תחזיות על סמך נתוני העבר ולספק המלצות בהתאם לנתונים אלו".
מה המכשולים האפשריים בהטמעת פתרון BI? לדברי ד"ר שבתאי המכשול המרכזי הוא הכמות האדירה של המידע, והעובדה כי פעמים רבות מידע זה מגיע ממגוון מקורות שונים. "האתגר הראשון הוא לדעת לאסוף את הנתונים הנכונים ולהביא אותם לפלטפורמה אחת. אתגר נוסף הוא לדעת לשאול את השאלות העסקיות הנכונות. עוד אתגר הוא בדרך ההצגה של התוצאות - כיצד להציג את ניתוח הנתונים באופן שיסייע למקבלי ההחלטות לקבל החלטות בצורה הטובה ביותר".
תוכנית התואר ראשון במערכות מידע היא תוכנית המשלבת שני עולמות תוכן: העולם הטכנולוגי והעולם העסקי. תוכנית זו מכשירה את הסטודנטים והסטודנטיות לעבודה בעולם שמונע מנתונים ומקנה מגוון רחב של כלים ושיטות מעולם הבינה העסקית, שמאפשרים להם להשתלב בארגונים ולהוביל את התחום. "הבוגרים והבוגרות שלנו לומדים להפעיל ולהשתמש במערכות האלו. הם מכירים את הצד הטכנולוגי ואת הצד של הביזנס וזה מאפשר להם להציג את השאלות הנכונות, וגם לדעת להציג את התשובות בצורה הטובה ביותר לצרכי תהליך קבלת ההחלטות".
לא "זבנג" וגמרנו
ולסיום - האם כדאי להטמיע מערכת BI בצורה הדרגתית או באופן מהיר? "מי שלא הטמיע עד היום מערכת BI נמצא בפיגור אחרי המתחרים שלו", אומר ד"ר שבתאי. "אין כיום עסק, קטן ככול שיהיה, שלא יפיק מכך יתרונות. בנוסף, כלי BI נמצאים במגוון מערכות, אפילו באקסל יש פיצ'רים של BI, כך שסביר להניח כי כל ארגון כבר עושה שימוש בכלי BI כלשהם - גם אם הוא לא מודע לכך בהכרח".
כשמדברים על הטמעה של מערכת, ד"ר שבתאי אומר כי היא צריכה להיעשות בצורה הדרגתית. "הטמעה של מערכות כאלו מייצרת שינוי ארגוני ואותו חשוב לנהל בצורה הדרגתית ולא בבת אחת", הוא מסכם.
ד"ר איתמר שבתאי, ראש תוכנית תואר ראשון בניהול מערכות מידע (דו-חוגי) ומרצה בבית הספר לכלכלה
